W chwili publikacji tego wpisu w Polsce panuje epidemia koronawirusa, która nie wiadomo kiedy się skończy. Eksperci zalecili społeczeństwu ograniczenie kontaktów międzyludzkich, stąd wiele osób, nie wychodzi z domu kiedy nie jest to konieczne. W urzędach wprowadzono szereg ograniczeń co do możliwości osobistego załatwiania spraw. Petentom zalecono, aby wykorzystywali w tym celu internet i inne środki komunikowania się na odległość. Być może epidemia koronawirusa będzie miała pozytywne skutki i ostatecznie przekona władzę, że fatygowanie się osobiście do urzędu, stanie w długich kolejkach i wypełnianie skomplikowanych formularzy nie zawsze jest konieczne.
Na szczęście jeżeli chodzi o spółki, już od kilku lat ustawodawca umożliwia ich zakładanie przez internet. Służy do tego portal Ministerstwa Sprawiedliwości S24 dostępny pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/. Aby założyć spółkę przez internet trzeba mieć konto na portalu. Do tego z kolei potrzebny jest profil zaufany EPUAP (zapewniany przez państwo) lub elektroniczny podpis kwalifikowany (zapewniany przez prywatnych dostawców). Zdecydowanie popularniejszy jest profil zaufany EPUAP, gdyż łatwiej go założyć. Wystarczy złożenie wniosku przez internet i potwierdzenie w urzędzie lub złożenie wniosku i potwierdzenie tożsamości przez system elektroniczny niektórych banków.
Kiedy posiadamy już konto w systemie możemy przystąpić do tworzenia spółki. Obecnie system S24 umożliwia założenie przez internet spółki jawnej (sp. j.), spółki komandytowej (sp. k.) i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). W systemie tworzymy i wypełniamy odpowiednie dokumenty, w tym umowę spółki. Część dokumentów należy dołączyć do systemu odrębnie. Następnie wspólnicy podpisują umowę spółki, a osoby reprezentujące spółkę pozostałe dokumenty (profilem EPUAP lub podpisem kwalifikowanym).
Podpisanie dokumentów spółki nie kończy procesu. Chociaż wszystko odbywa się drogą elektroniczną należy pamiętać, że mimo wszystko mamy do czynienia ze sformalizowanym postępowaniem sądowym. Kolejnym krokiem jest wypełnienie, a następnie podpisanie wniosku o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Złożenie wniosku podlega opłacie sądowej (dokonywanej elektronicznie w momencie wysłania wniosku) w łącznej wysokości 350 zł.
Ile czasu musimy czekać na rejestrację spółki? To zależy od kilku czynników. Po pierwsze wszystkie dokumenty i wniosek muszą być złożone i poprawnie wypełnione. W przypadku błędów sądy wzywają do uzupełnienia braków lub nawet zwracają wniosek bez rozpoznania. Ponadto wpływ na czas rejestracji ma wielkość sądu (to czy ma dużo spraw czy mało), ilość pracowników i bieżące obciążenie pracą. Generalnie rejestracje spółek drogą elektroniczną są rozpatrywane w pierwszej kolejności. Zazwyczaj spółka pojawia się w KRS w ciągu 1-2 dni od złożenia poprawnego wniosku. W Warszawie czas rejestracji może niekiedy wynosić nawet 3 dni.
Po wpisie spółki do KRS automatycznie nadawany jest NIP i REGON. Oddzielnie trzeba niestety zgłosić spółkę do VAT, ZUS, podać niektóre dane do urzędu skarbowego (NIP-8) i rozliczyć się z podatku od czynności cywilnoprawnych.
Założenie spółki przez internet sprawdza się w szczególności w sytuacji, gdy spółka jest potrzebna praktycznie „na już”, jak również w sytuacji, gdy nie planuje się bardziej skomplikowanych postanowień umowy spółki. Zaletą są również niższe koszty (odpadają koszty notariusza, niższe opłaty sądowe) i oszczędność czasu wspólników. Również zmiany w spółce założonej przez S24 (np. zmiana umowy spółki, zbycie udziałów, zmiana członka zarządu) można dokonywać w przyszłości przez internet.
Ze swojej strony mogę zaproponować sprawne przeprowadzenie przez cały proces zakładania spółki, w tym pomoc przy założeniu konta w systemie S24, profilu zaufanego EPUAP, doradztwo przy wyborze odpowiednich rozwiązań dla spółki, stworzenie dokumentów spółki i wniosku o rejestrację. Gwarantuję, że spółka zostanie zarejestrowana bez problemów i w najszybszym możliwym terminie. W razie jakichkolwiek pytań proszę o kontakt z Kancelarią.
telefon: +48 605-988-364
e-mail: arkadiuszkuspit@kancelarie.net
Zapraszam do zapoznania się z pozostałymi wpisami dotyczącymi S24:
https://akuspitkancelaria.wordpress.com/2020/03/10/jak-wyjsc-ze-spolki-z-o-o/
https://akuspitkancelaria.wordpress.com/2018/10/20/zbycie-udzialow-spolki-z-o-o-przez-internet-s24/
Arkadiusz Kuśpit Kancelaria Radcy Prawnego 
3 myśli w temacie “Jak założyć spółkę przez internet (S24)”