Arkadiusz Kuśpit Kancelaria Radcy Prawnego

Maj i czerwiec to najczęstsze miesiące, gdy w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością odbywają się zwyczajne zgromadzenia wspólników. Ich przedmiotem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki za rok ubiegły, zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, udzielenie zarządowi absolutorium oraz co do zasady podjęcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty. W innych sprawach określonych przepisami prawa, w umowie spółki lub aktualnie wymagających przedyskutowania przez wspólników zwołuje się nadzwyczajne zgromadzenie wspólników.

Każde zgromadzenie wspólników, niezależnie od tego, czy jest zwyczajne, czy nadzwyczajne, wymaga najpierw jego zwołania. Dokonuje tego co do zasady zarząd spółki. W doktrynie prawa handlowego istnieje spór, czy do zwołania zgromadzenia wspólników wymagane jest podjęcie przez zarząd stosowanej uchwały. Takie rozważania zostawiam jednak sędziom i profesorom na uniwersytetach, a klientom doradzam zawsze opcję pewniejszą i bezpieczniejszą. W mojej opinii zarząd zwołuje zgromadzenie wspólników podejmując stosowną uchwałę. Bez uchwały można się obyć jedynie w przypadku, gdy zarząd spółki  jest jednoosobowy.

Po zwołaniu zarząd musi zaprosić wszystkich wspólników do uczestnictwa w zgromadzeniu. W tym celu wystosowywane są zaproszenia, które muszą zawierać:

1. dzień i godzinę zgromadzenia;
2. miejsce zgromadzenia;
3. szczegółowy porządek obrad;
4. istotne elementy zmian umowy spółki – jeżeli porządek obrad zgromadzenia przewiduje głosowanie nad zmianą umowy spółki;
5. informacje o sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały bądź uchwał – jeżeli udział w zgromadzeniu ma być dopuszczalny przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Punkt pierwszy nie powinien budzić większych wątpliwości. Jeżeli chodzi o miejsce zgromadzenia należy pamiętać, że co do zasady musi się ono odbyć w siedzibie spółki, tj. w miejscowości wskazanej w umowie spółki jako jej siedziba. Zatem spółka z Warszawy może mieć zgromadzenie wspólników w dowolnym lokalu na terenie Warszawy. Najczęściej będzie to lokal, gdzie spółka prowadzi działalność, ale nie jest wykluczone wyznaczenie innego miejsca (np. kancelarii notarialnej). Umowa spółki może regulować tę kwestię w odmienny sposób. Niezależnie od miejscowości, gdzie zgromadzenie wspólników będzie się odbywać, ważne aby wskazać dokładny adres (miasto, ulica, nr budynku i lokalu).

Bardzo istotne jest określenie szczegółowego porządku obrad zgromadzenia. Porządek musi być określony na tyle szczegółowo, aby wspólnik mógł podjąć decyzję, czy chce uczestniczyć w zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocnika i mógł się do niego przygotować. Jest to kryterium, które zawsze biorę pod uwagę, gdy pomagam klientom w sformułowaniu zaproszenia. Czasami wystarczy ogólne wskazanie przedmiotu obrad (np. zatwierdzenie sprawozdania finansowego, ustalenie wynagrodzenia zarządu), niekiedy powinno się wskazać dany punkt bardziej szczegółowo (np. wyrażenie zgody na sprzedaż nieruchomości – określenie jaka nieruchomość jest zbywana i komu, wyrażanie zgody na połączenie z inną spółką – wskazanie z jaką spółką).

W przypadku zmiany umowy spółki należy wskazać jakie zmiany mają zostać dokonane. Jeżeli zmian jest stosunkowo niedużo, najlepiej wskazać które postanowienie ma ulec zmianie i przytoczyć nową treść. Przy bardziej rozległych zmianach (np. poprzez rozbudowanie umowy spółki zawartej przez S24) rekomenduję krótkie wspomnienie najważniejszych zmian i dołączenie projektu pełnego tekstu do zaproszenia.

Jeżeli w zgromadzeniu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w zaproszeniu należy określić sposób uczestnictwa i głosowania nad podejmowanymi uchwałami. Więcej na temat organizacji i uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników na odległość dowiesz się w tym wpisie: https://akuspitkancelaria.wordpress.com/2020/05/18/zgromadzenie-wspolnikow-na-odleglosc-elektronicznie/

Komu należy wysłać zaproszenia? Wszystkim wspólnikom spółki wpisanym do księgi udziałów.

W jaki sposób należy wysłać zaproszenia? Listem poleconym lub przesyłką kurierską. Można również wysłać zaproszenie pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik wyraził wcześniej na to zgodę w formie pisemnej wskazując adres poczty elektronicznej. Chociaż nie jest to wspomniane wyraźnie w przepisach, dopuszczalne jest również osobiste doręczenie zaproszenia.

Na jaki adres należy wysłać zaproszenia? Na adres podany spółce przez wspólnika, zapisany w księdze udziałów.

W jakim terminie należy wysłać zaproszenia? Co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Tutaj należy zwrócić uwagę, że termin dwutygodniowy musi skończyć się dzień przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. Przykładowo jeżeli zgromadzenie ma się odbyć 5 czerwca, to zaproszenia muszą być wysłane najpóźniej 21 maja (2 tygodnie upłyną w dniu 4 czerwca, dzień przed terminem zgromadzenia).

Błędne zwołanie i zaproszenie na zgromadzenie wspólników może być podstawą do złożenia powództwa o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały. Poniżej zamieszczam linki do przykładowych wzorów uchwały o zwołaniu zgromadzenia wspólników oraz zaproszenia.

uchwała zarządu o zwołaniu zgromadzenia wspólników – wzór

zaproszenie na zgromadzenie wspólników – wzór

Jeżeli potrzebujesz porady prawnej lub sporządzenia dokumentów związanych ze zgromadzeniem wspólników spółki z o.o., zapraszam do kontaktu z Kancelarią:

telefon: +48 605-988-364

e-mail: arkadiuszkuspit@kancelarie.net

 

 

 

Zdjęcie: https://pl.freepik.com/darmowe-zdjecie-wektory/biznes”>Biznes zdjęcie utworzone przez senivpetro – pl.freepik.com