Kiedy biuro rachunkowe prześle spółce sprawozdanie finansowe (w wersji elektronicznej w formacie xml) za poprzedni rok obrotowy, musi jeszcze zostać podpisane przez zarząd spółki. Czy jeżeli zarząd jest wieloosobowy, to podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu? Co do zasady tak, natomiast zmiana przepisów z 2022 r. pozwala uznać sprawozdanie za ważne, nawet jeżeli podpiszą go tylko niektórzy członkowie zarządu. Pomimo, że sprawozdanie podpisuje się obecnie podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym epuap, nie jest to taka rzadka sytuacja (w szczególności w przypadku obcokrajowców, którzy nie mają możliwości złożenia podpisów elektronicznych).
W takim przypadku członkowie zarządu, którzy nie będą składali swoich podpisów na sprawozdaniu finansowym muszą złożyć oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub pisemnie odmówić złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.
Oświadczenie sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Jeżeli oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z tych osób wchodzących w skład zarządu, które podpisują sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (np. przez sporządzenie skanu do pdf). Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.
Poniżej udostępniam przykładowy wzór oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
Arkadiusz Kuśpit Kancelaria Radcy Prawnego 