Czerwiec (a w 2022 r. wrzesień) to w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością okres sprawozdawczy, w którym zatwierdza się sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Już przy składaniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych wielu członków zarządu spółek z o.o. orientuje się, że złożeniu podlega również inny dokument, tj. sprawozdanie zarządu z działalności spółki. Niektórzy błędnie utożsamiają ten dokument z samym sprawozdaniem finansowym, ewentualnie z informacją dodatkową do sprawozdania finansowego. Tymczasem są to dwie zupełnie różne rzeczy i odrębne są przepisy ustawy o rachunkowości, które je regulują.
Czym jest sprawozdanie zarządu z działalności spółki
Obowiązek sporządzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki przewiduje art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z kolei przepis art. 231 § 2 pkt. 1 kodeksu spółek handlowych przewiduje obowiązek jego zatwierdzenia przez zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o. Dokument powinien zawierać istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki z o.o., w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Bardziej szczegółowe wytyczne zawiera art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Ogólnie zatem, sprawozdanie z działalności powinno skupić się na opisaniu „ludzkim językiem” czy sytuacja spółki z o.o. jest dobra czy zła, planowanych do podjęcia działań oraz ewentualnych wyzwań, jakie spółka będzie musiała przezwyciężyć, aby osiągnąć zakładane plany.
Do kogo jest skierowane sprawozdanie z działalności?
Głównym odbiorcą sprawozdania zarządu z działalności spółki są udziałowcy spółki z o.o. Zarząd może potraktować sporządzenie tego dokumentu jako doskonałą okazję do poinformowania wspólników o sytuacji spółki (w szczególności takich wspólników, którzy nie uczestniczą w jej bieżącym funkcjonowaniu). Sprawozdaniem mogą być również zainteresowani potencjalni inwestorzy. Rzetelnie sporządzone sprawozdanie może pokazać działania zarządu spółki jako rzetelne i transparentne.
Czy musi być?
Ustawa o rachunkowości przewiduje, że w niektórych przypadkach, sprawozdanie zarządu z działalności spółki nie musi być sporządzone. Dotyczy to jednostek mikro, w rozumieniu ustawy o rachunkowości, jeżeli w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego (ewentualnie w informacjach uzupełniających do bilansu), przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych. Jednostką mikro jest spółka z o.o., jeżeli w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 1 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty;
Możliwość niesporządzania sprawozdania zarządu z działalności spółki ma również jednostka mała w rozumieniu ustawy o rachunkowości, pod warunkiem że w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych, na zasadach określonych w ustawie o rachunkowości.
W przypadku braku sporządzenia sprawozdania z działalności spółki należy pamiętać, żeby zwyczajne zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę odnotowującą ten fakt.
Arkadiusz Kuśpit Kancelaria Radcy Prawnego 